Điều 15, chương II của Pháp lệnh Hợp đồng lao động đã quy đinh: “Người lao động làm theo hợp đồng lao động được cấp sổ lao động” căn cứ Điều 15 Pháp lệnh Hợp đồng lao động và Điều 1 Quyết định số: 533/LĐTBXH-QĐ ngày 31-5-1994 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn cụ thể thêm ở dưới bài viết sau.
Đối tượng, phạm vi cấp sổ lao động
Lao động là người Việt Nam có quyền công dân thực hiện giao kết hợp đồng lao động với thời hạn không xác định và hợp đồng lao động với thời gian xác định từ 1 năm trở lên trong tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế (kể cả xí nghiệp, công ty liên doanh, xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài); các cơ quan, tổ chức, cá nhân (trong và ngoài nước đóng tại Việt Nam) có sử dụng lao động là người Việt Nam làm hợp đồng đều được cấp sổ lao động.
Những công nhân, viên chức trong các đơn vị khi chuyển sang chế độ hợp đồng lao động nhưng chưa được ký hợp đồng lao động, đang thuộc diện chờ việc hoặc chờ giải quyết chế độ được cấp sổ lao động.
Đối tượng, phạm vi không cấp sổ lao động
Đối với người lao động thực hiện giao kết hợp đồng lao động để làm những công việc theo mùa vụ dưới 1 năm hoặc giao kết hợp đồng bằng miệng thuộc các đơn vị nói trên chưa cấp sổ lao động.
Người lao động thuộc đối tượng và phạm vi nói tại điểm 2, Điều 1, Nghị định số 165/HĐBT.
Quản lý và sử dụng sổ lao động
(i) Để bảo đảm nguyên tắc thống nhất quản lý sổ lao động trên toàn Quốc, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội tổ chức in và phát hành theo mẫu quy định.
(ii) Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố là đầu mối cung cấp sổ lao động cho các đơn vị đóng trên địa bàn. Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiện quản lý và tổ chức hướng dẫn các đơn vị triển khai cấp sổ lao động, theo dõi, kiểm tra việc sử dụng và quản lý sổ lao động ở các đơn vị.
(iii) Đơn vị sử dụng lao động là nơi trực tiếp quản lý và sử dụng sổ lao động trong thời gian người lao động làm việc tại đơn vị. Sổ lao động phải được bảo quản theo chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị. Tuỳ theo số lượng lao động trong đơn vị nhiều hay ít, đơn vị bố trí người chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và ghi sổ, ngoài ra không một ai được tự ý ghi vào sổ.
(iv) Sổ lao động giao lại cho người lao động trong các trường hợp sau:
Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ thôi việc theo chế độ trợ cấp 1 lần, nghỉ hưu, mất sức.
Người lao động đang thực hiện hợp đồng lao động nhưng tạm hoãn để đi làm nghĩa vụ quân sự, bị tạm giữ… khi hết hạn không muốn trở về đơn vị cũ để tiếp tục làm việc.
Trước khi giao sổ lao động cho người lao động, đơn vị phải ghi đầy đủ các chế độ và quyền lợi mà họ được hưởng, sau đó phải được tổ thẩm định thông qua và thông báo cho người lao động kiểm tra lại trước khi nhận lại sổ lao động. Giám đốc (người chủ sử dụng) đại diện cho tổ thẩm định chịu trách nhiệm ký tên và đóng dấu vào sổ lao động. Trường hợp cần thiết nếu Giám đốc không ký được thì uỷ quyền cho Phó giám đốc ký thay. Thời hạn trả lại sổ lao động cho người lao động không quá 07 ngày tính từ ngày đơn vị ra quyết định thôi làm việc tại đơn vị, người lao động nhận lại sổ phải ký tên vào quyển sổ theo dõi cấp sổ lao động của đơn vị (ghi rõ ngày, tháng, năm nhận sổ).
(v) Để phát huy tốt tác dụng của sổ lao động, khi sử dụng sổ lao động yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương và đơn vị thực hiện theo đúng các quy định sau:
Đối với các Bộ, các ngành, các Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố: theo dõi, quản lý lao động thông qua sổ lao động. Căn cứ vào nội dung của sổ lao động, cơ quan quản lý lao động khai thác các thông tin cần thiết phục vụ công tác hoạch định chính sách và quản lý, sử dụng lao động.
Đối với đơn vị sử dụng lao động sổ lao động để theo dõi sự trưởng thành của người lao động, xem xét nâng bậc, đi học, chuyển đổi công việc và các quyền lợi khác trong quá trình làm việc tại đơn vị.
Đối với người lao động dùng sổ lao động để làm cơ sở theo dõi và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp xảy ra, chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết chế độ, xuất trình với đơn vị sử dụng lao động để bố trí sắp xếp việc làm (kèm theo đơn xin việc làm). Trường hợp đơn vị sử dụng lao động có những yêu cầu thêm do đòi hỏi của những công việc đặc biệt thì đơn vị sử dụng lao động báo cho người lao động biết.
(vi) Khi người lao động chuyển sang làm việc ở đơn vị khác ngoài tỉnh, hoặc người tỉnh khác chuyển đến phải báo cáo Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện để làm thủ tục cần thiết cho việc chuyển đi, chuyển đến.
(vii) Trường hợp đơn vị hoặc người lao động làm mất sổ lao động, để được cấp lại sổ lao động mới, cần phải thực hiện theo quy định sau: đơn vị lập biên bản tại chỗ với sự tham gia của trưởng phòng tổ chức, công đoàn và người lao động để xác nhận trường hợp mất sổ (nguyên nhân, vị trí, thời điểm). Trường hợp mất sổ đơn vị không xác nhận được do có liên quan đến các vấn đề khác như: kinh tế và chính trị… thì phải báo công an cùng điều tra cho rõ. Đơn vị gửi công văn đề nghị cấp sổ bổ sung kèm theo biên bản cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể Sở Lao động – Thương binh và Xã hội kiểm tra, xem xét và xử lý theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về quản lý và sử dụng sổ lao động (khi có quy định này) đồng thời thông báo cho đơn vị và người lao động huỷ bỏ sổ lao động cũ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để cấp sổ mới. Sổ lao động cấp bổ sung phải ghi theo số và ký hiệu riêng (do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội quy định).
- Tìm hiểu về sổ lao động
- Hồ sơ công nhận sử dụng từ 30% tổng số lao động khuyết tật
- Trường hợp doanh nghiệp nợ bảo hiểm xã hội và không chốt sổ lao động cho người lao động
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
-
Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
