Sổ lao động là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lí lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này, hãy cùng Luatlaodong tìm hiểu về sổ quản lý lao động!
Sổ lao động là gì?
Sổ lao động là sổ dùng để ghi chép tóm tắt lí lịch và các thông tin liên quan đến quá trình tham gia quan hệ lao động của người lao động theo quy định của pháp luật.
Sổ được pháp luật đề cập từ năm 1960, chủ yếu để quản lí công nhân, viên chức trong biên chế nhà nước. Từ năm 1987 đến nay, sổ quản ý lao động được quy định để cấp phát và quản lí lao động hợp đồng. Hiện nay, sổ do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thống nhất phát hành; là tài liệu quan trọng trong hồ sơ xin việc của người lao động (nếu có); là phương tiện để Nhà nước quản lí lao động và giải quyết các chế độ thôi việc, thất nghiệp… cho người lao động.
Sổ quản lý lao động do người sử dụng lao động làm thủ tục cấp cho người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên mà chưa được cấp sổ. Đơn vị sử dụng lao động trực tiếp quản lí số lao động, ghi chép những thông tin cần tìm 7 thiết (sơ yếu lí lịch, quá trình đào tạo và làm việc, tai nạn lao động, các chế độ được hưởng, lí do chấm dứt hợp đồng lao động) trong thời gian người lao động làm việc và chấm dứt hợp đồng tại đơn vị. Sổ quản lý lao động được giao lại cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không được nhận xét thêm điều gì bất lợi cho người lao động khi đi tìm việc mới.
Mời bạn đọc xem thêm: Đối tượng phạm vi áp dụng sổ lao động
Mục đích – tác dụng của sổ quản lý lao động
Nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải chuyển cách quản lý lao động từ biên chế suốt đời sang hợp đồng lao động với khu vực sản xuất kinh doanh và một bộ phận người lao động làm việc trong các khu vực khác. Sự thay đổi căn bản này đã làm cho sổ lao động có vị trí, vai trò cần thiết đối với người lao động, người sử dụng lao động, cơ quan quản lý Nhà nước.
Sổ quản lý lao động được dùng để ghi chép mọi sự biến đổi của người lao động trong quá trình làm việc có liên quan tới các quyền và quyền lợi mà họ sẽ được hưởng sau này. Nó là hồ sơ gốc làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các chế độ khác sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. Mỗi người lao động chỉ có 1 cuốn sổ quản lý lao động dùng trong suốt quá trình làm việc, giúp cho họ có cơ sở để bảo vệ quyền và quyền lợi khi xảy ra tranh chấp lao động và tìm việc làm.
Nội dung của sổ lao động cung cấp các thông tin cần thiết và tin cậy cho việc hoạch định các chính sách của Nhà nước đồng thời là một công cụ quản lý lao động xã hội.
Người sử dụng lao động căn cứ vào sổ quản lý lao động để tuyển chọn, sắp xếp, bố trí công việc phù hợp với trình độ, năng lực của người lao động.
Thủ tục tiến hành cấp sổ lao động
Đối với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố phải chủ động nắm đối tượng cần cấp sổ, trên cơ sở số lượng đăng ký của các đơn vị (Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn. Việc đăng ký mua sổ lao động được thực hiện như sau: đơn vị hạch toán độc lập đóng trên địa bàn của địa phương nào thì đăng ký mua sổ ở địa phương đó. Đối với các đơn vị nằm trong các Tổng công ty, Công ty liên hiệp các xí nghiệp như: Tổng cục Đường sắt, Tổng cục Bưu điện, Năng lượng… mọi hoạt động tập trung một đầu mối là các liên hiệp, công ty, còn các đơn vị nằm ở các nơi khác chỉ là một bộ phận cấu thành thì đầu mối để đăng ký mua sổ là văn phòng công ty, liên hiệp và mua tại địa phương nơi văn phòng công ty, liên hiệp đóng trụ sở.
Để chuẩn bị cho việc cấp sổ lao động được tốt, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phải lập hệ thống sổ sách riêng (sổ cái và các loại sổ khác quy định kèm theo thông tư này) và bố trí cán bộ để theo dõi chặt chẽ việc cấp sổ ngay từ ngày đầu tiên. Sổ lao động phát ra căn cứ theo danh sách trích ngang của từng đơn vị và ghi theo số và ký hiệu riêng (theo quy định của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Việc quy định các ký hiệu riêng theo từng thành phần kinh tế, điều đó sẽ giúp cho các Sở theo dõi, quản lý lao động xã hội trên từng địa bàn. Thí dụ: nhà máy 8-3 thuộc Bộ công nghiệp nhẹ có ký hiệu – TW.
Về kinh phí mua sổ lao động
Từng đơn vị chuẩn bị kinh phí và đăng ký mua sổ lao động ở các Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Kinh phí mua sổ này đơn vị tạm ứng trước và sẽ thu lại sau khi cấp sổ cho người lao động. Việc giao nhận sổ lao động giữa Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và đơn vị thực hiện theo phương thức nhận trực tiếp tại Sở hoặc qua bưu điện. Nếu nhận qua bưu điện đơn vị sẽ tính trả tiền bưu phí cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Đối với các đơn vị khi tiến hành làm sổ lao động
Trước hết thủ trưởng đơn vị phải nhận thức đúng chủ trương của Nhà nước ban hành sổ lao động, từ đó tổ chức phổ biến chủ trương và cách làm cho cán bộ chủ chốt của các phòng, ban hiểu và nắm được rõ mục đích, yêu cầu của việc cấp sổ lao động. Sau đó đơn vị phải tổ chức phổ biến đến từng người lao động để họ nhận thấy rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trước khi bắt tay vào thực hiện.
Đối với đơn vị chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động trước khi tiến hành cấp sổ lao động đơn vị phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất của đơn vị để sắp xếp, bố trí lại lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đối với những người đủ điều kiện chuyển sang ký hợp đồng lao động thì đơn vị tổ chức cho người lao động ký hợp đồng và cấp sổ lao động.
Đối với các đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng lao động thì thực hiện cấp sổ lao động cho những người đã ký hợp đồng lao động. Sau đó cấp sổ lao động cho những người chưa ký hợp đồng lao động.
Việc ghi sổ lao động yêu cầu phải chính xác, đầy đủ và thực hiện theo đúng các quy định sau:
(i) Ghi lần đầu: Người được cấp sổ lao động đã có quá trình công tác, đơn vị phát 02 bản khai “Cấp sổ lao động” để họ tự kê khai. Trường hợp người lao động không tự khai được thì Phòng tổ chức của đơn vị giúp họ khai đúng. Căn cứ vào hồ sơ cũ, đối chiếu với bản khai, đơn vị hoàn chỉnh bản khai của từng người và tiến hành ghi vào sổ lao động. Sau đó toàn bộ sổ lao động và bản khai phải được tổ thẩm định thông qua. Giám đốc ký xác nhận vào các bản khai, đơn vị giao cho người lao động 1 bản khai để họ lưu giữ (tổ thẩm định do Giám đốc chủ trì và các thành viên: công đoàn và trưởng phòng tổ chức).
Trường hợp người lao động lần đầu tiên đi làm việc và ký hợp đồng lao động chưa có sổ lao động phải nộp đầy đủ các giấy tờ (theo quy định hiện hành cho đơn vị như: bản sơ yếu lý lịch, văn bằng xác nhận trình độ chuyên môn, tay nghề, đơn xin việc làm. Sau đó đơn vị cũng làm theo trình tự như trên để hoàn chỉnh sổ lao động cho người lao động.
(ii) Ghi cập nhật (bổ sung): trong quá trình làm việc người lao động có thay đổi về nâng bậc, đi học… nội dụng thuộc phần nào của sổ lao động, đơn vị phải ghi bổ sung ngay vào đó trong thời gian ba ngày kể từ ngày có quyết định chính thức. Đồng thời đơn vị báo cho người lao động biết để bổ sung vào tờ khai lưu giữ của mình.
Kiểm tra thường kỳ 6 tháng, 1 năm: việc tổ chức kiểm tra định kỳ, nhằm giúp cho đơn vị phát hiện kịp thời các trường hợp ghi vào sổ không đúng hoặc bỏ sót chưa ghi để bổ sung hoàn chỉnh sổ; hoặc phát hiện kịp thời các sổ bị hỏng, sau đó Giám đốc ký nháy vào bên cạnh các điều ghi bổ sung vào sổ lao động.
Đối với người lao động đã chuyển sang ký hợp đồng lao động theo Quyết định số 217/HĐBT ngày 14-11-1987 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư số 01/LĐTBXH-TT ngày 9-1-1988 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nhưng không tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì thời gian đó không được ghi vào sổ lao động để tính thời gian được hưởng bảo hiểm xã hội. Trên đây là một số quy định cho việc ghi sổ lần đầu, ghi bổ sung và kiểm tra thường kỳ hàng năm, còn việc ghi cụ thể các nội dung vào sổ lao động, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định trong bản: “Hướng dẫn ghi vào sổ lao động” kèm theo Thông tư này. Mọi sổ lao động phải thực hiện đúng quy định như trên, nếu thiếu một trong các quy định trên sổ lao động sẽ không có giá trị.
Nếu bạn muốn biết thêm quy định pháp luật về lĩnh vực lao động, hãy tham khảo tại luật lao đông việt nam 2021
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
-
Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
