Xử lý kỷ luật lao động là việc người sử dụng lao động áp dụng các biện pháp “trừng phạt” theo quy định pháp luật và nội quy lao động nhằm cảnh cáo, khiển trách hoặc chấm dứt hợp đồng lao động đối với những người lao động dựa trên mức độ và tính chất của từng hành vi vi phạm kỷ luật lao động, nội quy lao động được đơn vi quy định. Cùng tìm hiểu về điều kiện xử lý hợp pháp kỷ luật lao động qua bài viết sau!
Có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động
Dựa vào điều kiện xử lý lao động thì trách nhiệm kỷ luật lao động là một loại trách nhiệm pháp lý. Để có thể áp dụng trách nhiệm kỷ luật lao động hay nói cách khác là để có thể xử lý kỷ luật người lao động, người sử dụng lao động phải có căn cứ hợp pháp đó là người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động của doanh nghiệp. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động này, được coi là căn cứ hợp pháp khi được thể hiện công khai trong Nội quy lao động của doanh nghiệp. Nói tới Nội quy lao động, cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Thứ nhất, theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP Quy định cho tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động thì Người sử dụng lao động – không phân biệt quy mô sản xuất và số lượng lao động đều phải có Nội quy lao động. Cụ thể, với Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản. Nếu sử dụng dưới 10 người lao động có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau đó là: Ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc thoả thuận ngay nội quy lao động trong Hợp đồng lao động. Nội dung của Nội quy lao động gồm các vấn đề nêu tại Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động và những nội dung này không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.
Thứ hai, các trường hợp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động có thẩm quyền. Điều 119 Bộ luật Lao động quy định đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động – Thương Binh và Xã Hội) hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được có quan chuyên môn về lao động tỉnh uỷ quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động được quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động gồm:
(i) Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
(ii) Nội quy lao động;
(iii) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
(iv) Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Đối với người sử dụng lao động dưới 10 lao động, không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động và thời gian có hiệu lực nội quy do người sử dụng lao động tự quyết định. Tuy nhiên, cần quy định một thời gian có hiệu lực một cách hợp lý để tất cả lao động đều được phổ biến và nắm rõ nội quy lao động.
Thứ ba, các hình thức xử lý kỷ luật cần được quy định và áp dụng phù hợp với các hành vi vi phạm sẽ được hoặc đã được quy định trong nội quy lao động. Như đối với hình thức xử lý kỷ luật sa thải, Điều 125 Bộ luật Lao động có quy định rõ các hành vi vi phạm nào được xử lý kỷ luật sa thải, người sử dụng lao động chỉ cần “bê” nguyên quy định của luật vào trong nội quy lao động của đơn vị mình. Thế nhưng, đối với các hình thức như khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương thì luật không quy định hành vi vi phạm tương ứng nên Người sử dụng lao động cần chú ý quy định rõ ràng trong nội quy lao động, tránh trường hợp sau này không xử lý được do nội quy quy định không rõ ràng.
Xử lý kỷ luật lao động đúng trình tự, thủ tục luật định
Trình tự, thủ tục cũng là một trong các điều kiện để xem xét tính hợp pháp của quyết định xử lý kỷ luật lao động. Cụ thể theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Lao động và Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động để xử lý kỷ luật lao động phải thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động, người sử dụng lao động cần lập biên bản ngay tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm. Nếu hành vi vi phạm được phát hiện sau đó thì người sử dụng lao động tiến hành thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
Bước 2: Thông báo vụ việc vi phạm tới tổ chức công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp; Người lao động phải có mặt, có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người bào chữa cho mình; Người đại diện hợp pháp của người lao động nếu người đó dưới 15 tuổi.
Bước 3: Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động trong thời hiệu luật định:
(i) Người sử dụng lao động cần thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật người lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật, hành vi vi phạm tới tổ chức công đoàn, người lao động vi phạm, người đại diện theo pháp luật của người vi phạm (nếu dưới 15 tuổi), người bào chữa cho người lao động (nếu có) trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất là 05 ngày làm việc. Bằng các biện pháp cần thiết, người sử dụng lao động cần đảm bảo các thành phần tham dự đã nhận được thông báo. Nếu một trong các thành phần không tham dự được thì người lao động và người sử dụng lao động thoả thuận thay đổi thời gian, địa điểm họp. Nếu hai bên không thoả thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.
(ii) Trường hợp có thành phần không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành cuộc họp theo thời gian và địa điểm đã thông báo lần sau cùng.
(iii) Cuộc họp xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và được các thành phần tham dự ký tên. Nếu có thành phần không ký tến thì nêu rõ họ tên, lý do vào biên bản.
Bước 4: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hạn xử lý kỷ luật và gửi quyết định xử lý kỷ luật tới các thành phần tham dự cuộc họp (kể cả người vắng mặt).
Quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết sau: Thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật hiện hành
Tuân thủ nguyên tắc và không vi phạm điều cấm khi xử lý kỷ luật lao động
Về điều kiện xử lý lao động và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động, Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019 đã quy định:
Thứ nhất, không áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Hình thức xử lý phải tương ứng với hành vi vi phạm.
Thứ hai, khi người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất của họ.
Thứ ba, người sử dụng lao động cần lưu ý không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau:
(i) Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
(ii) Đang bị tạm giữ, tạm giam;
(iii) Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 của Bộ luật này;
(iv) Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Các điều cấm trong xử lý kỷ luật lao động mà người sử dụng lao động cần lưu ý:
Thứ nhất, cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động;
Thứ hai, cấm sử dụng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;
Thứ ba, cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định. Vì quy định này nên người sử dụng lao động phải chú ý ban hành nội quy lao động hoặc thoả thuận rõ ràng nội quy lao động trong Hợp đồng lao động. Nếu không có nội quy lao động thì không có căn cứ để xử lý kỷ luật lao động.
Quyết định xử lý kỷ luật lao động được ban hành trong thời hạn xử lý kỷ luật lao động
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là yếu tố quan trọng cần xem xét để xác định vụ việc vi phạm có còn được xử lý nữa hay không. Nếu hết thời hiệu xử lý, người sử dụng lao động sẽ không thể tiến hành xử lý kỷ luật đối với người lao động được nữa. Thời hiệu xử ký kỷ luật lao động được quy định trong Điều 123 Bộ luật Lao động gồm:
(i) Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động thông thường: là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm;
(ii) Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động là: 12 tháng;
(iii) Nếu hết thời gian không được xử lý kỷ luật đối với người lao động quy định tại khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động dẫn đến việc hết hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động thì giải quyết như sau: Nếu hết thời hiệu xử lý kỷ luật hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122.
Và khoản 3 Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng quy định về thời hạn ra quyết định xử lý kỷ luật lao động phải nằm trong các khoảng thời hiệu nêu trên. Như vậy mới đảm bảo tính hợp pháp của quyết định xử lý kỷ luật lao động.
Quyết định xử lý kỷ luật lao động được ban hành đúng thẩm quyền
Quy định về thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật nằm ở các Điều 18, Điều 118, Điều 123 Bộ luật Lao động và điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể, theo quy định tại Điều 118 và Điều 123 thì Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động phải được quy định rõ trong nội quy lao động và thường là chính người sử dụng lao động của đơn vị đó. Điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là:
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Cụ thể, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động bao gồm:
(i) Đối với doanh nghiệp là: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền theo quy định của pháp luật;
(ii) Đối với cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật là: Người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền theo quy định pháp luật;
(iii) Đối với Hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là Người đại diện hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
(iv) Ngoài ra, còn các đối tượng khác do từng doanh nghiệp, tổ chức, chủ thể khác quy định trong nội quy lao động.
Như vậy, chung quy lại, dựa vào điều kiện xử lý lao động, chủ thể có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, ký quyết định xử lý kỷ luật lao động là Người sử dụng lao động hoặc người được Người sử dụng lao động uỷ quyền giao kết hợp đồng lao động hoặc những chủ thể khác được quy định trong nội quy lao động.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
