Hầu hết những sinh viên khi tốt nghiệp đại học đều đảm nhận vị trí nhân viên làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, được tuyển dụng với tên gọi là nhân viên văn phòng. Bài viết này sẽ đề cập tới các kỹ năng không thể thiếu để thăng tiến của các nhân viên ở vị trí này.
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào, sẽ là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính trong công ty và các công việc mang tính chất hậu cần khác.
Nhân viên văn phòng làm những công việc gì?
Như đã đề cập trong khái niệm, đây là những con người quán xuyến các công việc hậu cần trong công ty, nhân viên văn phòng làm những công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân; Sắp xếp lịch làm việc; Sắp xếp lịch họp; Chuẩn bị trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của công ty khi có nhu cầu.
Các công việc cụ thể của từng nhóm nhân viên văn phòng
Nhóm lễ tân
Công việc của một nhân viên lễ tân văn phòng cụ thể bao gồm các công việc sau:
(i) Tiếp đón khách đến làm việc tại công ty thay cho ban giám đốc;
(ii) Hướng dẫn khách tham quan các văn phòng làm việc;
(iii) Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại và kết nối cuộc gọi đến đúng địa chỉ cần xử lý;
(iv) Trả lời thư điện tử và cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng;
(v) Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty;
(vi) Hỗ trợ các cuộc họp của công ty và tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp khi công ty tổ chức.
Nhóm văn thư hành chính và lưu trữ
Công việc của nhân viên văn thư hành chính và lưu trữ sẽ bao gồm:
(i) Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ được gửi đến công ty, phân loại và gửi đến các bộ phận chức năng;
(ii) Xử lý các công văn, giấy tờ, văn bản gửi từ công ty ra ngoài;
(iii) Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ các công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan tới hoạt động của công ty;
(iv) Thực hiện chấm công cho toàn bộ nhân viên lao động trong công ty;
(v) Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc;
(vi) Thực hiện việc theo dõi chế độ bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho các nhân viên trong công ty;
(vii) Thực hiện việc in ấn, photo khi cần thiết.
Nhóm quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Các công việc thuộc nhóm việc này bao gồm:
(i) Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng;
(ii) Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho mọi phòng ban;
(iii) Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty.
Nhóm hỗ trợ các dự án cho công ty
Nhóm công việc hỗ trợ này sẽ gồm có:
(i) Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý;
(ii) Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo;
(iii) Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty.
Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng không phải là một vị trí đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn phức tạp nhưng lại đòi hỏi người lao động ở vị trí này phải biết quan sát một cách bao quát vấn đề, kỹ năng xử lý các tình huống một cách linh hoạt cũng như giao tiếp tốt. Sau đây cùng điểm qua các một số kỹ năng nổi bật cần thiết phải có của nhân viên văn phòng:
Thành thạo nghiệp vụ văn phòng
Thành thạo nghiệp vụ văn phòng có nghĩa là các kiến thức về vi tính như sử dụng Word, Excel, Powerpoint người nhân viên cần phải sử dụng một cách thành thạo cho các công tác soạn thảo văn bản hay lập bảng chấm công, bảng tính lương, làm slide thuyết trình khi hội họp.
Đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên văn phòng sẽ kiêm luôn các công việc tuyển dụng nhân sự hay tính lương, đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Khi này, nghiệp vụ của người nhân viên đó sẽ bao gồm cả việc hiểu biết các quy định của pháp luật lao động, pháp luật về bảo hiểm xã hội để có thể thực hiện quyền lợi cho người lao động một cách đúng quy định
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một kỹ năng cần thiết đối với mọi ngành nghề và với nhân viên văn phòng thì việc giao tiếp hiệu quả cũng càng trở nên cần thiết. Bởi lẽ, vị trí này gần như là trung tâm kết nối với các bộ phận, ban, ngành khác trong công ty, cũng là vị trí triển khai các chương trình, phong trào đến toàn thể các bộ phận, nhân viên, với nhiệm vụ truyền thông nội bộ, các nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có sự truyền đạt và lắng nghe ý kiến phản hồi một cách rõ ràng, thống nhất và dễ hiểu.
Như đã từng đề cập, đôi khi nhân viên văn phòng cũng sẽ tham gia vào khâu tuyển dụng nhân sự, khi ở vị trí là người phỏng vấn nhân viên, nếu nhân viên văn phòng không giao tiếp tốt sẽ ảnh hưởng đến bộ mặt của công ty nói chung và có khả năng gây ra việc không thể giữ chân các ứng viên có năng lực tốt ở lại. Còn khi ở vị trí làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội, làm thủ tục cho nhân viên nghỉ thai sản, nếu không có sự truyền đạt thông tin hiệu quả, người lao động sẽ khó hiểu hoặc hiểu không rõ các vấn đề liên quan, khả năng dẫn đến việc tổn hại lợi ích không đáng có.
Chính vì vậy, rèn luyện giao tiếp hằng ngày sẽ giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt được nhiệm vụ công việc của mình cũng như là lợi thế lớn giúp bản thân được thăng tiến trong công việc.
Một số kỹ năng khác
Với tính chất công việc được ví như là một người quán xuyến các vấn đề nội bộ trong công ty, mỗi nhân viên ở vị trí này cần phải học cách biết quan sát tổng thể công việc như chú ý tới các vấn đề trang thiết bị, thấy cần bổ sung thêm thì bổ sung thêm; vấn đề kỷ luật của công ty, nếu thấy kỷ luật như giờ giấc đi làm, làm việc không nghiêm túc trong giờ làm việc thì tiến hành đưa ra các quy định nhằm giữ vững kỷ cương.
Vị trí này cũng đòi hỏi sự mềm dẻo, linh hoạt trong công việc khi phải giải quyết các vấn đề liên quan đến xử lý kỷ luật lao động, tai nạn nghề nghiệp lao động…
Đây cũng là những gương mặt đại điện đầu tiên đứng ra tiếp đón chu đáo các đoàn khách làm việc đối tác của công ty, do đó các kỹ năng về sắp xếp, tổ chức các khâu tiếp đón, sắp xếp nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho đối tác cũng là những việc hết sức quan trọng mà mỗi nhân viên văn phòng cần làm tốt. Nếu phải tiếp đón những đoàn khách là người nước ngoài thì việc thông thạo ngôn ngữ nước ngoài đó cũng sẽ là một điểm cộng cực kỳ lớn trong mắt khách hàng, tạo dấu ấn tốt đẹp về công ty trong mắt khách hàng.
Xem thêm bài viết: Nhân viên văn phòng biết tiếng Hàn
Nhân viên văn phòng lương bao nhiêu?
Theo khảo sát sơ bộ của trang web tìm việc làm timviec365 về mức lương trung bình của nhân viên văn phòng thì nhìn chung, mức lương của công việc này thường dao động trong khoảng 5-7 triệu đồng/tháng. Mức lương này sẽ tăng cao hơn dựa trên kinh nghiệm cũng như năng lực làm việc, khi được tiến lên các vị trí làm việc cao hơn như trưởng phòng nhân sự hay Giám đốc nhân sự thì mức lương này sẽ cao gấp nhiều lần và đòi hỏi áp lực công việc lớn hơn.
Yếu tố khác nữa ảnh hưởng tới mức lương đó là doanh nghiệp trong nước hay nước ngoài, thường thì các doanh nghiệp nước ngoài đòi hỏi tiếng Anh và sẽ được hưởng mức lương cao hơn, các chế độ đãi ngộ cũng được đánh giá là tốt hơn so với các công ty trong nước.
Muốn trở thành nhân viên văn phòng học khối nào? Trường nào?
Có thể nói nhân viên văn phòng là một nghề phù hợp với phái nữ nhiều hơn, bởi tính chất công việc ổn định, không quá nặng nhọc, mức lương không quá thấp những cũng không quá dư dả.
Nếu có dự định trở thành một nhân viên văn phòng thì các bạn trẻ có thể lựa chọn ngành học quản trị văn phòng, sinh viên ngành này sẽ được đào tạo các kiến thức tổng quan về khoa học quản trị, quản trị văn phòng, cách sử dụng thành thạo thiết bị máy tính, các công cụ soạn thảo văn bản và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin và việc quản trị văn phòng.
Một số trường đại học uy tín có đào tạo ngành này như Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; Học viện hành chính quốc gia; Học viện báo chí và tuyên truyền; Đại học Nội vụ hay Đại học Kinh tế Quốc dân. Các khối xét tuyển bao gồm khối A0, A1, C0 và D1 và điểm trúng tuyển thuộc tầm trung, không quá thấp và cũng không quá cao.
Đọc thêm bài viết: Nhân viên văn phòng học ngành gì
Trên đây là toàn bộ bài viết về công việc nhân viên văn phòng cũng như các kỹ năng cần thiết để có thể thăng tiến trong công việc từ vị trí này, ngoài kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, mỗi nhân viên văn phòng đều cần rèn rũa các kỹ năng xã hội khác để có thể phục vụ tốt công việc cũng như thuận lợi thăng tiến đến các vị trí cao hơn.
