Đơn vị có nghĩa vụ nộp hồ sơ gộp sổ BHXH cho người lao động không?

Trường hợp người lao động nộp qua đơn vị thì đơn vị mới có trách nhiệm nhận hồ sơ và nộp kịp thời chi cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy đơn vị sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm do gộp sổ cho người lao động nếu như người lao động không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp cho đơn vị. Do đó mà hiện nay cũng không có quy định về xử phạt đối với hành vi không gộp sổ bảo hiểm cho người lao động.

Đơn vị có nghĩa vụ nộp hồ sơ gộp sổ BHXH cho người lao động không?

Căn cứ vào Quyết định 959/QĐ-BHXH ban hành quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý số bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế thì: “1.1. Kê khai và nộp hồ sơ: Người tham gia BHXH, BHYT, BHTN kê khai lập hồ sơ theo quy định tại Văn bản này, nộp hồ sơ như sau: a) Tham gia lần đầu, điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng: nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc. b) Các trường hợp cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH: Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH”.

Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do gộp sổ do người lao động tự làm hồ sơ và nộp cho cơ quan bảo hiểm hoặc nộp thông qua đơn vị sử dụng lao động. Trường hợp người lao động nộp qua đơn vị thì đơn vị mới có trách nhiệm nhận hồ sơ và nộp kịp thời chi cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy đơn vị sử dụng lao động không có nghĩa vụ phải nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm do gộp sổ cho người lao động nếu như người lao động không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp cho đơn vị. Do đó mà hiện nay cũng không có quy định về xử phạt đối với hành vi không gộp sổ bảo hiểm cho người lao động.

Trình tự, thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động

Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH: Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm: (i) Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động); (ii) Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp); (iii) Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có); Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động).

Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH Người lao động cần đến Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.

Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH:

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Thời gian giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết (theo khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Tuy nhiên, người lao động cần lưu ý thêm các trường hợp gộp sổ BHXH dưới đây:

Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau, thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu, hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động.

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN… (khoản 67 Điều 1 Quyết định 505 sửa đổi, bổ sung Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595).

Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

• Dịch vụ “Thư ký luật” dành cho doanh nghiệp
• Lao động thời vụ bị tai nạn được hưởng những quyền lợi gì?