Khi mới vừa thành lập, doanh nghiệp cần nghiêm chỉnh thực hiện 13 công việc về Lao động – Tiền lương sau đây để bắt đầu quản lý, sử dụng lao động của mình.
Công việc cần thực hiện trong thời hạn ba mươi (30) ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động
Khai trình sử dụng lao động lần đầu
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.
Doanh nghiệp khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Thông báo về số lao động làm việc tại doanh nghiệp mới thành lập
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị (Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Lập Sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
Công việc doanh nghiệp mới hoạt động phải thực hiện
Xây dựng thang lương, bảng lương
Doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng Thang lương, Bảng lương của mình. Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Xây dựng và thông báo Thỏa ước lao động của doanh nghiệp (Nếu có)
Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thoả thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động mà hai bên đã đạt được thông qua thương lượng tập thể.
Thỏa ước chỉ được ký kết khi các bên đã đạt được thỏa thuận tại phiên họp thương lượng tập thể.
Xây dựng Nội quy lao động bằng văn bản
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có Nội quy lao động bằng văn bản
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thành lập công đoàn cơ sở (Nếu có)
Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
Khai báo sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (Nếu có)
Doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động – đối chiếu tại Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư số 53/2016/TT-BLĐTBXH.
Công việc khi doanh nghiệp mới hoạt động bắt đầu sử dụng lao động
Giao kết hợp đồng lao động
Doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng văn bản với từng người lao động làm việc cho mình, mỗi bên sẽ giữ 01 bản; trừ các công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng thì các bên có thể giao kết HĐLĐ bằng lời nói.
Đăng ký cấp mã số thuế thu nhập cá nhân (Nếu chưa có)
Doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho cá nhân nếu thu nhập đến mức phải nộp thuế. Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì cá nhân có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế và cung cấp cho doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký thay.
Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu
Người làm việc theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả người dưới 15 tuổi là đối tượng bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Doanh nghiệp sử dụng người lao động là đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN có trách nhiệm phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động khi ký kết hợp đồng lao động.
Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng
Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN để đóng hàng tháng cho Cơ quan bảo hiểm.
Trích nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Hàng tháng, khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì đồng thời cũng phải đóng kinh phí Công đoàn. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phân biệt là doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức Công đoàn.
Trên đây là các công việc về vấn đề Lao động- Tiền lương mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thành lập để có thể hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
