Thang bảng lương là gì? Để xây dựng thang bảng lương cần hồ sơ, thủ tục như thế nào hay đăng ký thang bảng lương ở đâu?… là vấn đề được rất nhiều kế toán doanh nghiệp quan tâm đặc biệt là những kế toán chưa có kinh nghiệm. Vậy hồ sơ, thủ tục đăng ký thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng
Mời bạn tham khảo thêm quy định pháp luật về: Bảng lương năm 2021
Vì sao doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương?
Nhằm đảm bảo cho việc sử dụng lao động hợp pháp và đáp ứng tính minh bạch trong thanh toán lương, doanh nghiệp tất yếu phải xây dựng thang bảng lương hàng năm. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc thương lượng trả lương cho nhân viên. Vì căn cứ vào đó mỗi người lao động sẽ được trả theo đúng quy định và năng lực làm việc của mình
Việc xây dựng bảng lương nhà nước cho người lao động quy định, dựa trên thỏa thuận và năng lực của người lao động để làm căn cứ hợp pháp cho việc trả lương, đồng thời cũng để thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc quản lý chi phí và tạo động lực cho người lao động phấn đấu.
Ngoài ra, nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động trong công ty. Điều này giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
Có 2 trường hợp đăng ký tương ứng với mỗi trường hợp doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký khác nhau:
Hồ sơ đăng ký thang bảng lương lần đầu
Đối với đơn vị, doanh nghiệp làm hồ sơ đăng ký lần đầu cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
(i) Giấy ủy quyền của tập thể người lao động cho 1 cá nhân (đơn vị không có tổ chức công đoàn cơ sở). Kèm theo danh sách người lao động ủy quyền.
(ii) Quyết định thành thành lập hội đồng xét duyệt thang bảng lương.
(iii) Chuẩn bị 02 bản Thang lương, bảng lương.
(iv) Bản phụ cấp lương (nếu có).
(v) Bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.
(vi) Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.
(vii) Biên bản họp hội đồng xét duyệt thang bảng lương.
(viii) Biên bản thỏa thuận giữa người lao động và chủ sử dụng lao động.
(ix) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
(x) Công văn thông báo thang bảng lương.
(xi) Công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.
Hồ sơ đăng ký đối với doanh nghiệp đăng ký khi lại thay đổi, điều chỉnh lại mức lương
(i) 01 bản thang lương, bảng lương cũ (Phòng Lao động – thương binh và xã hội quận, huyện, thị xã đã xác nhận).
(ii) 03 bản thang lương, bảng lương mới.
(iii) 03 bản phụ cấp lương (nếu có).
Thủ tục đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp
Đối với đơn vị, doanh nghiệp đăng ký lần đầu trước khi làm thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương, đơn vị phải làm thủ tục đăng ký sử dụng lao động.
Trình tự thực hiện đăng ký xây dựng thang bảng lương như sau:
Bước 1:
Doanh nghiệp xây dựng theo các nguyên tắc do Chính phủ quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.
Bước 2:
Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký. Trường hợp cơ quan quản lý nhà nước phát hiện thang, bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định thì thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.
Doanh nghiệp (sử dụng từ 10 lao động trở lên) đăng ký thang bảng lương, nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện:
- Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở xuống nộp tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh.
- Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên thực hiện nộp hồ sơ tại trụ sở cơ quan Sở Lao động Thương binh và xã hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Thời gian giải quyết hồ sơ là sau 05-07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ Phòng Lao động thương binh và xã hội xác nhận hồ sơ đăng ký.
Nơi nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương
Trước khi tiến hành xây dựng thang, bảng lương cho doanh nghiệp lần đầu. Nếu doanh nghiệp trước đó vẫn chưa thực hiện việc khai trình lao động lần đầu thì nên tiến hành khai trình lao động và gửi đến Phòng Lao động Quận, Huyện trực thuộc quản lý.
Sau đó, doanh nghiệp chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương và gửi đến Phòng Lao động Quận, Huyện trực thuộc quản lý. Lưu ý, trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy thì cần chuẩn bị 2 bản
- Đối với Doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở xuống: Nộp tại trụ sở ủy ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh.
- Đối với Doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên: Nộp hồ sơ tại trụ sở cơ quan Sở Lao động TB&XH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Lưu ý: Nộp trực tiếp tại Phòng Lao động trực thuộc Quận, Huyện quản lý hoặc nộp trực tuyến tại trang web: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn
Quy định mức xử phạt khi đăng ký chậm thang bảng lương
Đăng ký chậm, hay nộp chậm thang bảng lương doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định. Căn cứ theo Điều 13, Nghị định số 88/2015/NĐ-CP dựa vào đặc điểm doanh nghiệp, hành vi vi phạm thì có hai mức xử phạt như sau:
(i) Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
(ii) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- Không xây dựng thang bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng theo quy định pháp luật;
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
- Không công bố công khai tại nơi làm việc thang bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
- Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện
Trong lĩnh vực xây dựng thang bảng lương nói riêng và hoạt động công đoàn nói chung, đều quy định về các mức xử phạt hành chính cho các vi phạm.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về lĩnh vực lao động hãy tham khảo: Luật lao đông việt nam
Xem thêm:
- Mức phạt hành chính trong lĩnh vực công đoàn
- Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương và định mức lao động
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật lao động được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
